如果一个搬家企业刚刚开始建立客户档案，那么查阅搬家企业服务记录是一个最为简单、直接的方法。我们可以从服务原始记录中，得到现有客户和过去曾经进行交易的伙伴名单，同时还可得出有关客户需求规模、购买条件和时间、再购买和付款情况等各种有用的信息，能够初步建立这些客户的档案。与此同时，我们还可以通过搬家企业服务记录发现搬家企业客户类型，推导可能的潜在客户。
最简单的办法是当客户购买产品或服务时进行登记。
在建立客户档案名录时，可以要求服务人员负责现有客户的登记。但是这种方式难以客观、全面地反映所有客户的具体情况，只有客户自己才最了解客户的想法。同时在客户规模很大的情况下.由服务人员收集客户的详细资料也是不可能的。所以，很多搬家企业都采取请客户自己登记的方法，以获取更准确、更多的客户信息。但这就需要得到客户的积极配合。
现在问题在于很多客户不愿花费精力和时间来填写登记卡，即便填了也难以保证质量。但填写保修单却是另一回事了，因为保修单直接关系到客户购买后得到的服务。所以可以通过请客户填保修单的方法进行客户登记，这对于客户和搬家企业双方都是有益的。
我们还可以采取某种方式对自愿登记的客户进行奖励，如赠购物券、赠送礼品等。在实践中取得潜在客户名单的方式很多，而是否能保证这个名单的质量是一个重要问题。因此，名单的质量是潜在客户转化为理想客户的关键。为了获取高质量的潜在客户名单与信息，购买是一个十分有效的方式。所以搬家企业可以从各种商业机构购买有关潜在客户的名单和信息。
为了能够使档案反映客户的最新情况，我们还要采取多种形式收集客户的反馈信息，并通过一定方式转换成档案材料。捕捉反馈信息的办法可以是电话记录、带有广告的购物券、专门调查和服务人员访问等。服务人员应积极鼓励并认真记录客户反馈。比如说，定期给客户打电话，及时了解客户的满意程度、意见和新的要求。同时，还可以给失去的客户打电话，询问他们为何停止购买。理想的结果是，档案中不仅存有客户的基础性资料，同时还包括客户的反馈信息。
为了建立一个有效的档案，要求不断记录搬家企业客户的变动情况，并尽可能记录更多的信息。除此之外，搬家企业还可以根据自身条件和客户情况及其他各种来源获取信息。从客户留言、服务现场记录，到信用卡和服务人员工作记录等都是有益的信息来源。一个鞋店仅根据客户填写的货物修改单就收集了每位客户的十几条有用的信息，包括客户姓名、联系地址、购买时间、购买款式、鞋的尺码、购买动机和购买服装档次等等，并以此为基础建立客户档案。采用这种方式取得的信息不但不需费用支出，而且是花钱也买不到的信息资料，十分可靠而准确。
高收人的潜在客户往往是那些对一个搬家企业的产品感兴趣的人，所以是获取潜在客户信息的有效办法。记录那些以不同方式进行询问的人。当前，很多公司进行询问者电话登记，或在服务现场、展览会上请询问者填写调查表，存人客户档案。这种情况的反映者往往是更有希望的潜在客户，是建立档案和服务人员联系的主要目标对象。